Careship besteht aus zwei Gesellschaften. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, mit wem Sie einen Vertrag schließen:
| Gesellschaft | Rolle | Verantwortlich für |
|---|---|---|
| Care Companion GmbH („CS"), Hauptstraße 26, 10827 Berlin, Tel. +49 30 220 128 831, info@careship.de | Betreiberin der Careship-Plattform; Vermittlung selbstständiger Alltagshilfen (bundesweit) | Ihre Daten bei Registrierung, Beratung und im Vermittlungsmodell |
| Careship Ambulant GmbH („CSA"), Hauptstraße 26, 10827 Berlin, Tel. +49 30 220 128 831, info@careshipambulant.de | Erbringerin von Betreuungs- und Entlastungsleistungen mit angestellten Alltagshilfen in ausgewählten Regionen (aktuelle Übersicht auf careship.de); 100%ige Tochter der Care Companion GmbH | Ihre Daten im Direktmodell (Dienstleistungsvereinbarung mit CSA), inkl. Kassenabrechnung |
Die Careship-Plattform (App, Portal, IT-Systeme) wird technisch von der Care Companion GmbH betrieben. Soweit CS dabei Daten von CSA-Kunden verarbeitet, geschieht das im Auftrag der CSA auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Datenschutz-Kontakt (beide Gesellschaften): datenschutz@careship.de · Postanschrift: Hauptstraße 26, 10827 Berlin
Datenschutzbeauftragter: Christian Pekic, datenschutz@careship.de
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| a) Stamm- und Kontaktdaten | Anrede, Name, Geburtsdatum, Geschlecht, bevorzugte Sprache; Adresse (zugleich Einsatzadresse) inkl. Geokoordinaten für die Umkreissuche; abweichende Rechnungsadresse; E-Mail, Telefon/Mobil; ob Sie für sich selbst oder eine andere Person anfragen (inkl. Beziehung) |
| b) Konto- und Anmeldedaten | E-Mail und Passwort liegen bei unserem Anmeldedienst (Passwort nur als Hash); wir speichern die zugehörige Nutzerkennung. Die 4-stellige App-PIN bleibt ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät und wird nie an uns übertragen |
| c) Pflege- und Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) | Pflegegrad (inkl. seit wann bzw. beantragt), Diagnosen, Allergien, Heil- und Hilfsmittel, Merkzeichen und Grad der Behinderung, Mobilität, Ernährungs- und Gesundheitshinweise, Wohn- und Haushaltssituation; gemeldete Abwesenheiten (z. B. Krankenhausaufenthalt); Gesundheitsbezug in Dokumenten (z. B. Pflegegrad-Bescheid, Gutachten, ärztliche Verordnungen) |
| d) Versicherungs- und Kostenträgerdaten | Pflege-/Krankenkasse, Versichertennummern, Versicherungsart, Genehmigungen und Bewilligungen, Budgetdaten (z. B. Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege), Zuschussberechtigung |
| e) Vertrags-, Buchungs- und Leistungsdaten | Verträge und Vereinbarungen (inkl. elektronischer Signatur), Service-Anfragen, Termine und Buchungsreihen, Einsatzdokumentation und Leistungsnachweise (inkl. Ihrer digitalen Unterschrift), Termin-Rückblicke, Stornierungen, Beratungsprotokolle der Pflegeberatung |
| f) Zahlungs- und Abrechnungsdaten | Gewählter Zahlungsweg (SEPA-Lastschrift, Rechnung/Überweisung, Karte, Apple Pay/Google Pay); bei SEPA: Mandate über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (je nach Modell für CS und/oder CSA mit jeweils eigener Gläubiger-ID); Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Guthaben. Vollständige Bankdaten liegen beim Zahlungsdienstleister, wir speichern Referenzen (z. B. Mandatsreferenz, letzte Ziffern) |
| g) Dokumente | Von Ihnen hochgeladene oder für Sie erzeugte Dokumente, z. B. Vollmacht, Betreuerausweis, Bescheide, Abtretungserklärungen, ggf. Ausweiskopie (verschlüsselt gespeichert) |
| h) Angehörigen- und Kontaktdaten | Von Ihnen benannte Kontakte (Name, Beziehung, Erreichbarkeit, ggf. rechtliche Vertretungsbefugnis), Empfänger des Termin-Rückblicks, ggf. Family-Zugänge (Kapitel 11) |
| i) Kommunikationsdaten | Chat-Nachrichten (Support-Chat und Direkt-Chat mit Ihrer Alltagshilfe), E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Telefonate mit unserem Team (inkl. Aufzeichnung nach Hinweis, automatischem Transkript und KI-Zusammenfassung), Anhänge, Push-Nachrichten, Gesprächsnotizen unseres Teams |
| j) Empfehlungsdaten | Ihr Empfehlungscode, geworbene bzw. werbende Person, Empfehlungsstatus und Prämien; zur Missbrauchsprüfung automatisierte Abgleiche (z. B. übereinstimmende Bankverbindung, Adresse, Geburtsdatum) |
| k) Technische Daten & Protokolle | Gerätetyp, App-Version, Push-Token, Sitzungs- und Protokolldaten, Änderungshistorie (Audit-Log: wer hat wann was geändert), Lesezugriffs-Protokolle |
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Anfrage, Beratung, Registrierung, Vertragsschluss und Vertragsdurchführung (Vermittlung bzw. Betreuungsleistung, Terminplanung, Dokumentation, Kontaktverwaltung) | Art. 6 Abs. 1 b (Vertrag und Anbahnung) |
| Verarbeitung von Gesundheits- und Pflegedaten für Matching, Einsatzplanung, Dokumentation und Abrechnung | Art. 9 Abs. 2 a (ausdrückliche Einwilligung); bei CSA zusätzlich Art. 9 Abs. 2 h i. V. m. § 22 BDSG (Versorgung und Verwaltung im Sozialbereich) |
| Abrechnung mit Kostenträgern (Pflegekasse, bei CSA über unsere Abrechnungsstelle, Krankenkasse, Sozialamt und weitere Kostenträger) inkl. Übermittlung von Leistungs- und Beratungsnachweisen | Art. 6 Abs. 1 b und c; Art. 9 Abs. 2 h; sozialrechtliche Vorgaben (SGB XI/V/IX). Übermittlung an die Kasse erst nach Ihrer dokumentierten Freigabe („Freigabe zur Datenweitergabe") |
| Zahlungsabwicklung, Forderungsmanagement, Buchhaltung, Steuern | Art. 6 Abs. 1 b und c (u. a. § 147 AO, § 14b UStG) |
| Kommunikation mit Ihnen über die von Ihnen gewählten Kanäle; Qualitäts- und Zufriedenheitsanrufe nach Vermittlung und Buchungsstart | Art. 6 Abs. 1 b; Art. 6 Abs. 1 f (Servicequalität) |
| Telefonaufzeichnung und Transkription zur Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit der Beratung | Art. 6 Abs. 1 a bzw. Art. 9 Abs. 2 a (Einwilligung nach Ansage; bei Widerspruch wird nicht aufgezeichnet) |
| Termin-Rückblick an von Ihnen benannte Angehörige | Art. 6 Abs. 1 a; Art. 9 Abs. 2 a (Einwilligung, jederzeit widerruflich) |
| KI-gestützte Funktionen (Kapitel 7) | Art. 6 Abs. 1 b und f; bei Gesundheitsbezug Art. 9 Abs. 2 a |
| Empfehlungsprogramm inkl. Missbrauchsprüfung | Art. 6 Abs. 1 b; Art. 6 Abs. 1 f (Betrugsprävention) |
| Weitergabe an Kooperationspartner (Kapitel 8.5) | Art. 6 Abs. 1 a bzw. Art. 9 Abs. 2 a (Einwilligung mit Bestätigung im Einzelfall) |
| Eigenwerbung (Newsletter, Tipps, Aktionen per E-Mail/Push) | Art. 6 Abs. 1 f bzw. § 7 Abs. 3 UWG für Bestandskunden; jederzeit abbestellbar (Abmeldelink bzw. App-Einstellungen); Marketing-Push ist standardmäßig aus |
| Sicherheit der Systeme, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Änderungs- und Zugriffsprotokollierung (Audit-Log) | Art. 6 Abs. 1 f und c |
| Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen | Art. 6 Abs. 1 f; Art. 9 Abs. 2 f |
Ohne Angaben wie Pflegegrad, gesundheitliche Einschränkungen und Mobilität können wir keine passende Alltagshilfe finden, keine Einsätze sicher planen und nicht mit Ihrer Kasse abrechnen. Deshalb holen wir zu Beginn Ihre ausdrückliche Einwilligung ein:
Ohne diese Einwilligung können wir unsere Leistungen nicht erbringen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (App: Einstellungen → Datenschutz & Einwilligungen, telefonisch oder an datenschutz@careship.de). Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Abrechnungsunterlagen) bleiben bestehen. Bei laufender Betreuung führt ein Widerruf in der Regel dazu, dass wir die Leistung beenden müssen.
Wir setzen KI ein, um schneller und besser zu unterstützen, mit diesen Funktionen:
Dafür setzen wir sorgfältig ausgewählte KI-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein; Ihre Daten werden dabei nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Keine KI trifft bei uns automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie. Entscheidungen (z. B. über Verträge oder Kulanz) treffen immer Menschen.
8.1 Innerhalb von Careship: Nur Mitarbeiter, die Ihre Daten für ihre Aufgabe benötigen (Rollen- und Teamrechte); Zugriffe auf sensible Bereiche werden protokolliert. Hinweis zum Direkt-Chat mit Ihrer Alltagshilfe: Er ist für unser Team nicht Teil der normalen Bearbeitung. Mitarbeiter können ihn nur mit dokumentierter Begründung einsehen (z. B. bei Beschwerden oder Sicherheitsbedenken), jeder Zugriff wird protokolliert.
8.2 Ihre Alltagshilfe: erhält die für den Einsatz erforderlichen Informationen. Vor einer bestätigten Zusammenarbeit nur in reduzierter Form (z. B. Vorname, Ortsteil, benötigte Unterstützung, einsatzrelevante Gesundheitsinformationen); vollständige Adress- und Kontaktdaten erst mit bestätigter Zusammenarbeit. Kontaktdaten Ihrer Angehörigen sieht die Alltagshilfe nur, wenn Sie das freigeben.
8.3 Ihre Angehörigen: nur nach Ihrer Maßgabe, als von Ihnen benannte Kontakte, als Empfänger des Termin-Rückblicks oder über einen Family-Zugang (Kapitel 11).
8.4 Kostenträger und Abrechnungsstellen: Pflegekassen (bei Abtretung über unsere Abrechnungsstelle), Krankenkassen, Sozialämter und weitere Kostenträger, jeweils nur die für Genehmigung und Abrechnung erforderlichen Daten (inkl. Leistungs- und Beratungsnachweisen), erst nach Ihrer dokumentierten Freigabe.
8.5 Kooperationspartner (nur mit Einwilligung): Auf Ihren Wunsch vermitteln wir Zusatzangebote von Partnern aus den Bereichen Hausnotruf, Pflegehilfsmittel, Wohnraumanpassung/Badumbau, Menüservice und Pflegeberatung sowie vergleichbarer pflegenaher Leistungen. Dabei übermitteln wir Name, Telefonnummer, PLZ sowie, nur soweit für das Angebot relevant und von Ihnen bestätigt, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Pflegegrad oder Krankenkasse. Jede Übermittlung bestätigen Sie vorher im Einzelfall (in der App oder telefonisch, auch wenn Ihre Alltagshilfe ein Angebot für Sie empfohlen hat). Die aktuelle Partnerliste finden Sie unter careship.de/partner. Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; bereits übermittelte Anfragen können wir nicht zurückholen, wir informieren Sie in dem Fall.
8.6 Auftragsverarbeiter: Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten, u. a. für Hosting und Datenbanken (EU-Rechenzentren), Login, Zahlungsabwicklung, elektronische Signatur, Adress- und Routenberechnung, Telefonie (inkl. Aufzeichnung und Transkript), Messenger- und E-Mail-Versand, Push-Nachrichten und KI-Funktionen (ohne Training mit Ihren Daten). Die aktuelle Liste mit Namen und Sitz aller Dienstleister erhalten Sie jederzeit über datenschutz@careship.de.
8.7 Sonstige Empfänger im Einzelfall: Inkassodienstleister, Rechts- und Steuerberater, Behörden bei gesetzlicher Pflicht.
8.8 Innerhalb der Unternehmensgruppe: CS und CSA tauschen Daten nur im beschriebenen Rahmen aus (Plattformbetrieb durch CS im Auftrag der CSA; ein Konzernprivileg kennt die DSGVO nicht).
Einzelne Dienstleister können Daten in den USA verarbeiten. Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist) und/oder EU-Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Kopien der Garantien erhalten Sie über datenschutz@careship.de.
Grundsatz: Während einer aktiven Kundenbeziehung löschen wir keine Daten, denn wir benötigen sie laufend für Ihre Betreuung. Die Fristen beginnen mit dem Ende der Kundenbeziehung:
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Verträge, Rechnungen, Leistungsnachweise, Abrechnungs- und Buchungsdaten, Beratungsprotokolle, Änderungsprotokoll (Audit-Log) | für die Dauer der Kundenbeziehung, danach 10 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG, sozialrechtliche Nachweispflichten) |
| Kundenprofil inkl. Pflege- und Gesundheitsdaten | für die Dauer der Kundenbeziehung; danach für Nachweiszwecke gesperrt und nach 10 Jahren gelöscht |
| Kommunikation mit Careship (Support-Chat, E-Mails, WhatsApp) und Telefon-Transkripte | für die Dauer der Kundenbeziehung, danach 3 Jahre |
| Direkt-Chat mit Ihrer Alltagshilfe | für die Dauer der Kundenbeziehung, danach 10 Jahre (Teil der Betreuungsdokumentation) |
| Telefonaufzeichnungen (gespeichert bei unserem Telefonie-Anbieter; bei Widerspruch wird nicht aufgezeichnet) | für die Dauer der Kundenbeziehung, danach 3 Jahre |
| Termin-Rückblicke | für die Dauer der Kundenbeziehung, danach 10 Jahre |
| Anfragen ohne Vertragsschluss (Leads) | 36 Monate nach dem letzten Kontakt |
| Marketing-Einwilligungen und Abmeldungen | bis zum Widerruf; Nachweis des Widerrufs 3 Jahre |
| Konto-Löschung durch Sie (App) | sofortige Sperrung, 30 Tage Wiederherstellungsfrist, danach endgültige Löschung aller Daten ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht; der Rest wird gesperrt und nach Fristablauf gelöscht |
Für Angehörige (als betroffene Personen): Wenn ein Kunde Sie als Kontakt, Rückblick-Empfänger oder Family-Zugang benennt, verarbeiten wir von Ihnen Name, Kontaktdaten, Beziehung zum Kunden, ggf. Vertretungsnachweise (Vollmacht, Betreuerausweis) und, bei eigenem Zugang, Ihre Anmeldedaten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 b und f DSGVO (Durchführung des Kundenvertrags, Kommunikation mit dem Umfeld des Kunden). Ihnen stehen die Rechte aus Kapitel 14 zu; für den Inhalt der Freigaben ist der Kunde verantwortlich.
Leistungsempfänger können auch Kinder und Jugendliche sein, unabhängig vom Leistungsbereich (zum Beispiel mit eigenem Pflegegrad nach SGB XI, bei Haushaltshilfe nach SGB V oder im Rahmen der Eingliederungshilfe). Konto-Inhaber und Vertragspartner sind in diesen Fällen die Sorgeberechtigten bzw. gesetzlichen Vertreter; sie erteilen auch die erforderlichen Einwilligungen. Eigene Konten setzen Volljährigkeit voraus.
Für Vertrag und Leistung benötigen wir die in Kapitel 4 a bis f genannten Kerndaten; ohne sie können wir nicht vermitteln, betreuen oder abrechnen. Alle darüber hinausgehenden Angaben (z. B. Termin-Rückblick, Kooperationsangebote, Marketing) sind freiwillig.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15, auf Wunsch inkl. Kopie und Export), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und gegen Direktwerbung (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich an datenschutz@careship.de oder nutzen Sie die App-Einstellungen; wir antworten spätestens innerhalb eines Monats.
Beschwerden richten Sie an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl, z. B. die für uns zuständige Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.
Unser System schlägt automatisch passende Alltagshilfen vor (u. a. nach Entfernung, Verfügbarkeit, Anforderungen). Diese Vorschläge sind keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO: Ob eine Zusammenarbeit zustande kommt, entscheiden Sie, die Alltagshilfe und unser Team. Auch sonst treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie; automatisierte Missbrauchs-Prüfungen (Empfehlungsprogramm) führen nur zu einer manuellen Kontrolle durch Mitarbeiter.
Verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung in EU-Rechenzentren, Verschlüsselung besonders sensibler Felder und Dokumente, rollenbasierte Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip, protokollierte Änderungen und Lesezugriffe (revisionssicheres Audit-Log), App-Schutz durch PIN auf Ihrem Gerät, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Alle Mitarbeiter und Alltagshilfen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Leistungen, Rechtslage oder Dienstleister ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie stets in der App und unter careship.de/datenschutz; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie aktiv.